会議のアウトプットを最大にする方法とは？リモートワークで頻度が増えた会議のアウトプットを最大化するポイントを解説。

リモートワーク下で激増したと言われる会議の頻度。効率的に開催し会議のアウトプットを最大化する方法とは何でしょうか？

会議開催に必須の３要素

会議を開催する時に注意したいのは、
・目的がはっきりしているか
・その目的に必要な人が招待されているか
・会議までに準備しておいて欲しいことは出席者に伝わっているか

の3点です。この３点が明確になっていないと何の成果も進展ももたらされず会議の時間が無駄になってしまいます。会議開催通知には必ず目的と期待する成果、事前に準備して欲しいことを明記し、適切なメンバーが招待されているかチェックしましょう。

大きな会議を効率よく仕切るには

会議が大人数の場合は、最初に１）議題と時間配分　２）役割分担を明確にします。決まった時間の中で会議の目的を達成するためには、出席者全員の共通認識と協力が必要です。どの議題に何分使えるかを予め提示し、それに沿って参加してもらえるよう依頼します。次に進行役（司会）、タイムキーパー、書記の役を割り当てます。

進行役は通常会議開催者です。議論が目的からずれないように誘導します。タイムキーパーは各項目の時間が迫ってきたら1分ほど前に合図するようにします。大切なのは時間内に結論が出るように全員が協力し合うことですが、出なかった場合は日を改めて再度会議設定するなどして今日の会議を延長させないことです。時間延長は自分だけでなく全ての人の予定を狂わせます。

議事録は鮮度よく

議事録はできるだけ早く参加者に共有すること。会議中にパソコンでノートを取り、会議直後に共有するくらいがベストです。気負って丁寧でよくまとまったものを作ろうとすると、ついつい完成が遅くなり何日も経ってしまうことがあります。これでは自分も参加者も記憶が遠のき、合意事項が曖昧になって誤解が生じることもあります。

そもそも「議事録を書かねば」というストレスがその間続くことになり精神的にもよくありません。議事録は待たせるほど皆に期待させます。逆に早ければ早いほど完成度が低くても文句を言われません。足りないところは誰かが指摘してくれます。議事録はその日に出す、というのを常識にしましょう。

リモートワーク時代における会議のアウトプット最大化戦略

リモートワークの普及に伴い、オンライン会議の重要性が増しています。しかし、会議の頻度が増える一方で、その効果が薄れてしまうことも少なくありません。ここでは、リモート会議のアウトプットを最大化するための具体的な戦略を紹介します。まず、会議の目的を明確にし、議題と目標を事前に共有することが重要です。また、会議の進行中には、タイムマネジメントを徹底し、各発言者の持ち時間を管理することで効率的な議論を促進します。さらに、会議後のフォローアップを迅速に行い、アクションアイテムの進捗を確認することで、実際の成果に結び付けることができます。

頻繁なオンライン会議を成果に変えるための具体的アプローチ

リモートワーク環境では、オンライン会議の頻度が増えることで疲弊感が生じやすくなりますが、適切なアプローチを取ることでその効果を最大化することが可能です。まず、会議の前にアジェンダを明確にし、参加者に事前に配布することが重要です。これにより、参加者全員が同じ情報を持ち、会議の目的に集中できます。また、会議中には、ファシリテーターが議論を円滑に進め、全員が意見を述べやすい環境を整えることが求められます。加えて、会議終了後には議事録を迅速に共有し、次回の会議までに必要なアクションを明確にすることで、継続的な成果を確保します。

リモート会議での効率的なアウトプットを実現するための秘訣

リモート会議で効果的なアウトプットを得るためには、いくつかの秘訣があります。まず、技術的な準備を万全にし、使用するツールやプラットフォームに精通しておくことが大切です。次に、会議の開始時には、目的と期待される結果を明確に伝えることで、参加者全員が同じ方向に向かうことができます。また、会議中には、視覚的な資料やチャートを活用し、情報を分かりやすく伝えることが効果的です。さらに、会議終了後には、アクションアイテムをリストアップし、担当者と期限を設定することで、具体的な成果を追求します。これらのポイントを押さえることで、リモート会議のアウトプットを最大化することができます。

最後に

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